Depuis 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. L’obligation est simple à énoncer, plus délicate à appliquer : le socle légal n’est qu’un plancher, et votre convention collective peut exiger davantage.
Ce que la loi impose au minimum
Trois obligations forment le socle. Vous devez proposer une couverture collective à l’ensemble de vos salariés, financer au moins la moitié de la cotisation, et garantir un panier de soins minimum défini par la réglementation.
Ce panier couvre notamment la part complémentaire du ticket modérateur sur les soins courants, le forfait journalier hospitalier sans limitation de durée, et des planchers en optique et en dentaire. Il s’agit d’un minimum : aucun contrat conforme ne peut descendre en dessous.
Le contrat doit par ailleurs être responsable, ce qui conditionne le régime social et fiscal favorable attaché à votre contribution.
Le point qui coûte cher : votre convention collective
C’est ici que se produisent la plupart des non-conformités. De nombreuses branches professionnelles imposent des garanties supérieures au panier légal, une participation employeur plus élevée que 50 %, ou l’adhésion à un régime de prévoyance en complément de la santé.
Un contrat parfaitement conforme au socle légal peut donc être insuffisant au regard de votre branche. Le contrôle ne portera pas sur la loi, mais sur ce que votre convention prévoit.
En Outre-mer, il faut regarder un cran plus loin : des accords territoriaux peuvent s’ajouter au texte national de la branche. C’est un point que les contrats vendus à distance ignorent presque systématiquement.
Les cas de dispense, à formaliser par écrit
L’adhésion est obligatoire pour le salarié, avec des exceptions limitativement prévues : salarié déjà couvert en tant qu’ayant droit par le contrat collectif obligatoire de son conjoint, contrats très courts, temps très partiels, salariés présents avant la mise en place du régime dans certaines conditions, entre autres.
Le point de vigilance est administratif : une dispense doit être demandée par le salarié et conservée par écrit. Une dispense verbale ne vous protège pas. En cas de contrôle, l’absence de justificatif peut remettre en cause le caractère collectif et obligatoire du régime — et donc les exonérations qui y sont attachées.
Comment le régime se met en place
Trois voies existent : un accord collectif, un accord référendaire ratifié par les salariés, ou une décision unilatérale de l’employeur. La dernière est la plus courante dans les petites structures, mais elle a une conséquence à connaître : si le régime est mis en place par décision unilatérale, les salariés déjà présents ne peuvent pas être contraints de cotiser s’ils doivent participer financièrement.
Quelle que soit la voie retenue, l’acte fondateur doit être écrit, remis à chaque salarié, et conservé. C’est lui qui définit les catégories de personnel couvertes, les garanties et la répartition du financement.
Les erreurs les plus fréquentes dans les TPE
Quatre reviennent constamment. Choisir le contrat le moins cher sans le confronter à la convention collective. Ne pas conserver les demandes de dispense. Oublier de couvrir une nouvelle catégorie de personnel après une embauche qui change la structure de l’effectif. Et négliger la prévoyance, souvent obligatoire pour les cadres alors que la santé, elle, est bien en place — ce que verse réellement le régime obligatoire en cas d’arrêt donne la mesure de l’enjeu.
Aucune de ces erreurs ne se voit au quotidien. Toutes se voient au premier contrôle.
Ce que vous pouvez vérifier vous-même en dix minutes
Sortez votre acte de mise en place et votre tableau de garanties. Vérifiez que la convention collective applicable est bien identifiée, que le taux de participation employeur figure noir sur blanc et atteint au moins le minimum de la branche, que les catégories de personnel sont définies de manière objective, et que vous disposez d’une dispense écrite pour chaque salarié non affilié.
Si l’un de ces quatre points manque, c’est là qu’il faut commencer.
À retenir
L’obligation légale est un plancher, votre convention collective est la règle réelle, et les accords territoriaux peuvent encore la relever. Un contrat collectif se vérifie donc à partir de votre branche et de votre territoire — pas à partir d’un comparatif national.